Tietojenkäsittelysopimus
Ehdot, joilla käsittelemme henkilötietoja, joita asiakkaamme syöttävät palveluun. Edellytetään tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa, ja osa välistämme sopimusta siitä hetkestä, kun tili avataan.
- Rekisterinpitäjä
- Toolcat Oy
- Y-tunnus
- 1059567-7
- Osoite
- Kalustetie 1, 01720 Vantaa, Suomi
- Yhteystiedot
- tuki@ppwrtoolkit.fi
- Puhelin
- +358442703795
- Tietosuoja-asioiden yhteystieto
- tuki@ppwrtoolkit.fi
- Tietosuojavastaava
- Pauli Parkkinen · Pauli.parkkinen@toolcat.fi · +358442703795
- Voimassa alkaen
- 2026-08-17
1 · Kuka on kukin
Asiakkaan palveluun syöttämien pakkaustietojen osalta asiakas on rekisterinpitäjä ja yllä mainittu ylläpitäjä on henkilötietojen käsittelijä. Tilitietojen ja julkisten sivujen kävijätietojen osalta ylläpitäjä on rekisterinpitäjä — katso tietosuojaseloste.
Tämä sopimus tulee voimaan kun tili avataan ja on voimassa niin kauan kuin käsittelemme tietoja asiakkaan puolesta.
2 · Mitä käsitellään (28 artiklan 3 kohta)
| Kohde | Asiakkaan tilaaman pakkausten vaatimustenmukaisuuspalvelun tuottaminen. |
|---|---|
| Kesto | Tilauksen voimassaoloaika sekä kohdan 9 poistoaika. |
| Luonne ja tarkoitus | Asiakkaan syöttämien tietojen tallentaminen, järjestäminen, laskenta ja esittäminen sekä asiakirjojen luominen niistä. |
| Henkilötietojen tyypit | Asiakkaan omissa tiedoissa esiintyvät yritysyhteystiedot: vakuutuksen allekirjoittavan henkilön nimi, rooli ja allekirjoituslohko, toimittajien yhteyshenkilöt sekä muutoksen tehneen käyttäjän henkilöllisyys. |
| Rekisteröityjen ryhmät | Asiakkaan työntekijät ja sen toimittajien työntekijät. |
| Erityiset henkilötietoryhmät | Ei käsitellä. Palvelua ei ole suunniteltu erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluville tiedoille eikä niitä tule syöttää. |
3 · Toimimme vain ohjeiden mukaan
Käsittelemme tietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaan, jotka ovat nämä ehdot ja asiakkaan tapa käyttää palvelua. Jos EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö velvoittaa meidät käsittelemään niitä muutoin, ilmoitamme siitä asiakkaalle etukäteen, ellei kyseinen laki sitä kiellä.
Jos ohje näyttää meistä rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, ilmoitamme siitä.
Toimitusketjulinkin vahvistaminen on myös ohje. Kun asiakas vahvistaa palvelussa linkin toisen organisaation kanssa, se ohjeistaa meitä tuomaan tämän organisaation luettavaksi niin kauan kuin linkki on vahvistettu ne tiedot, jotka on kuvattu tietosuojaselosteen 4 kohdan kohdassa Toimitusketjun kumppanit: jälleenmyyjälle asiakkaan nykyiset tuotteet ja asiakirjat, jotka asiakas on laatinut, allekirjoittanut ja vahvistanut valmiiksi; rekisteröityneelle toimittajalle asiakkaan tuotteet, joissa se on nimetty, sekä sille osoitetut pyynnöt. Linkin peruminen peruu ohjeen heti. Minkä kumppani sieltä lataa tai hyväksyy, on sen omissa käsissä ja sen omalla rekisterinpitäjän vastuulla.
Linkit ja niiden kautta vaihdetut ilmoitukset poistetaan, kun jommankumman linkin organisaation tili poistetaan. Asiakirja, jonka asiakas hyväksyy kumppanilta palvelun hyväksymisvaiheessa, tulee osaksi asiakkaan omia tietoja ja pysyy sellaisena myös sen jälkeen, kun kumppani peruu linkin tai sulkee tilinsä.
4 · Salassapito
Jokaista, jonka sallimme käsitellä tietoja, sitoo salassapitovelvollisuus, ja pääsy annetaan vain siihen mitä työ edellyttää.
5 · Tietoturva (32 artikla)
Toteutamme tietosuojaselosteen kohdassa 9 kuvatut toimenpiteet ja pidämme ne riskiin nähden asianmukaisina palvelun muuttuessa. Nämä toimenpiteet ovat osa tätä sopimusta.
6 · Alikäsittelijät
Asiakas antaa yleisen valtuutuksen alla luetelluille alikäsittelijöille. Kutakin sitovat kirjalliset ehdot, jotka eivät ole näitä heikommat, ja vastaamme edelleen niiden suorituksesta.
| Sub-processor | What it does | Where |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Palvelin ja tietokanta | Helsinki, Suomi |
Ilmoitamme ennen alikäsittelijän lisäämistä tai vaihtamista niin ajoissa, että asiakas ehtii vastustaa sitä. Jos perusteltua vastustusta ei saada ratkaistua, asiakas voi päättää palvelun kyseisen osan seuraamuksitta.
7 · Avustaminen rekisteröidyn pyynnöissä
Palvelu antaa asiakkaan itse hakea, oikaista, viedä ja poistaa tietoja, mikä on yleensä nopein reitti. Jos se ei riitä, avustamme — ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja käytettävissämme olevat tiedot — ja välitämme meille tulevat pyynnöt eteenpäin sen sijaan että vastaisimme niihin itse.
8 · Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset
Ilmoitamme asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuamme tiedon hänen tietojaan koskevasta loukkauksesta, kertoen mitä sillä hetkellä tiedämme ja täydentäen tietoja sitä mukaa kun opimme lisää, jotta asiakas voi täyttää oman 72 tunnin velvoitteensa.
9 · Poistaminen ja palauttaminen
Sopimuksen päättyessä asiakas voi viedä kaiken ulos palvelusta. Poistamme tiedot 270 päivän kuluessa, myös varmuuskopioista niiden normaalin kierron mukaisesti, ellei EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä — jolloin säilytämme vain sen ja vain niin kauan kuin on vaadittu.
10 · Auditoinnit
Asetamme saataville tiedot, jotka tarvitaan 28 artiklan noudattamisen osoittamiseen, ja sallimme asiakkaan tai sen valtuuttaman auditoijan tekemän auditoinnin kohtuullisella ennakkoilmoituksella, enintään kerran vuodessa ellei valvontaviranomainen tai tietoturvaloukkaus tee useampaa tarpeelliseksi, ja ehdoilla jotka suojaavat muiden asiakkaiden salassapitoa.
11 · Siirrot
Kaikki siirrot ETA-alueen ulkopuolelle perustuvat riittävyyspäätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin, kuten tietosuojaselosteen kohdassa 5 on kuvattu.
12 · Etusijajärjestys
Jos tämä sopimus on ristiriidassa käyttöehtojen kanssa, tämä sopimus on etusijalla kaikessa henkilötietojen käsittelyä koskevassa.