Tietosuojaseloste

1 · Mitä tämä seloste kattaa

Tämä seloste kattaa henkilötiedot, joita yllä mainittu ylläpitäjä käsittelee rekisterinpitäjänä: käyttäjätilit, joilla palveluun kirjaudutaan, merkinnät siitä mitä palvelussa on tehty, sekä näiltä julkisilta sivuilta kerättävät kävijätiedot.

Se ei kata pakkaustietoja, joita asiakkaamme syöttävät palveluun. Niiden osalta asiakas on rekisterinpitäjä ja me toimimme vain hänen ohjeidensa mukaan henkilötietojen käsittelijänä. Tästä suhteesta määrätään tietojenkäsittelysopimuksessa.

2 · Mitä käsittelemme ja miksi

Tilitiedot

Nimi, työsähköpostiosoite, organisaation nimi, salasana (tallennetaan vain tiivisteenä), rooli sekä tilin luonti- ja kirjautumisajat.

Tarkoitus: tilin tarjoaminen ja sen turvallisuuden ylläpito. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.

Käyttö- ja tapahtumamerkinnät

Loki palvelussa tehdyistä toimista — kirjautumiset, tuotetietojen muutokset, tilimuutokset — käyttäjän, ajankohdan ja IP-osoitteen kanssa.

Tarkoitus: jotta organisaatio näkee kuka muutti mitäkin, jotta väärinkäytöksiä voidaan selvittää ja jotta palvelu pysyy turvallisena. Oikeusperuste: oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, auditoitavan palvelun ylläpitämisessä. Arviomme on, että asiakas odottaa tätä vaatimustenmukaisuustyökalulta eikä voisi käyttää sitä vastuullisesti ilman sitä.

Kirjautumisyritykset

Epäonnistuneet kirjautumisyritykset lasketaan sähköpostiosoitteittain ja IP-osoitteittain ja poistetaan 24 tunnin kuluttua.

Tarkoitus: salasanojen arvailun hidastaminen. Oikeusperuste: oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, tilien kaappausten estämisessä.

Laskutustiedot

Organisaatio, paketti, tilauksen tila ja summat sekä mahdollinen maksupalvelun viite.

Tarkoitus: laskutus ja kirjanpito. Oikeusperuste: sopimus, 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, sekä lakisääteinen velvoite, 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, niiden kirjanpitoaineistojen osalta jotka Suomen laki velvoittaa säilyttämään.

Analytiikka näillä julkisilla sivuilla

Vain suostumuksellasi. Mikään analytiikkaevästeitä asettava ei käynnisty ennen kuin hyväksyt sen. Mitä asetetaan ja kenen toimesta, on lueteltu evästekäytännössä.

Oikeusperuste: suostumus, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, jonka voit peruuttaa milloin tahansa.

3 · Mistä tiedot ovat peräisin

Sinulta: kun tili luodaan, kun organisaatiosi lisää sinut ja kun käytät palvelua. Emme osta henkilötietoja emmekä täydennä niitä kolmansien osapuolten lähteistä.

4 · Kuka muu tiedot näkee

Tätä asennusta ylläpitävät henkilöt tuen ja ylläpidon tarpeisiin. Sen lisäksi vain alla luetellut alikäsittelijät, joista jokainen on kirjallisella sopimuksella sitoutunut käsittelemään tietoja vain meidän ohjeidemme mukaan.

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä kenenkään markkinointiin.

Toimitusketjun kumppanit

Jos organisaatiosi vahvistaa palvelussa toimitusketjulinkin toisen organisaation kanssa, tämä organisaatio näkee organisaatiosi nimen, sen roolit toimitusketjussa sekä linkin tilan ja päivämäärät. Se ei koskaan näe käyttäjienne nimiä, sähköpostiosoitteita tai kirjautumistietoja: sähköpostilla lähetetty kutsu ei kerro lähettäjälle, kuuluuko osoite jollekin tilille, ellei kutsua hyväksytä, ja kummankin organisaation linkistä kirjaamat tapahtumamerkinnät nimeävät organisaatioita, eivät henkilöitä.

Mitä muuta vahvistettu linkki tuo luettavaksi, riippuu sen suunnasta. Jälleenmyyjä näkee tukkunsa nykyiset tuotteet ja asiakirjat, jotka tukku on itse laatinut, allekirjoittanut ja vahvistanut valmiiksi — mukaan lukien vaatimustenmukaisuusvakuutuksen allekirjoittajan nimen — mutta ei mitään tukun omista toimittajista. Rekisteröitynyt toimittaja näkee asiakkaansa tuotteet, joissa se on nimetty toimittajaksi, sekä sille osoitetut pyynnöt, mutta ei mitään asiakkaan muista kumppaneista. Tukku näkee markkinailmoitukset, asiakirjapyynnöt ja tiedot avatuista asiakirjoista, jotka sen jälleenmyyjät sille lähettävät.

Kun jompikumpi osapuoli peruu linkin, kumppanin pääsy päättyy heti ja linkin kautta vaihdetut ilmoitukset lakkaavat näkymästä kummallekin osapuolelle; itse linkki päivämäärineen säilyy tallessa, kunnes jommankumman organisaation tili poistetaan. Organisaation tilin poistaminen poistaa kaikki linkit, joissa se on osapuolena, niiden kautta vaihdetut ilmoitukset ja jälleenmyyjän niille tekemät markkinailmoitukset.

Linkin kautta hyväksytty asiakirja — toimittajan lähetys, jonka asiakas on hyväksynyt omaan tuotetietoonsa — on kopio vastaanottavan organisaation tiedoissa. Se säilyy tämän organisaation asiakirjana myös sen jälkeen, kun linkki on peruttu tai lähettäneen organisaation tili on poistettu.

5 · Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tarkoituksemme on säilyttää tiedot EU:ssa tai ETA-alueella. Jos jokin yllä luetelluista alikäsittelijöistä on sen ulkopuolella, siirto perustuu riittävyyspäätökseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin; pyydä kopio sovellettavista suojatoimista yllä olevasta tietosuojayhteystiedosta.

Jos yllä olevassa luettelossa ei mainita ETA-alueen ulkopuolista sijaintia, tällaista siirtoa ei tapahdu.

6 · Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Tilitiedot: niin kauan kuin tili on olemassa, minkä jälkeen ne poistetaan 270 päivän kuluessa siitä, kun organisaatio sulkee tilinsä.
• Tapahtumamerkinnät: säilytetään organisaation tilin yhteydessä ja poistetaan sen mukana.
• Toimitusketjun linkit ja niiden kautta vaihdetut ilmoitukset: kunnes jommankumman linkin organisaation tili poistetaan.
• Epäonnistuneet kirjautumisyritykset: 24 tuntia.
• Kirjanpitoaineisto: niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää, tällä hetkellä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
• Analytiikka: sen ajan, jonka analytiikkapalvelun tarjoaja ilmoittaa omassa dokumentaatiossaan.

7 · Oikeutesi

Tietosuoja-asetuksen nojalla voit pyytää meitä:

1. vahvistamaan, käsittelemmekö sinua koskevia tietoja, ja antamaan niistä jäljennöksen (15 artikla);
2. oikaisemaan virheelliset tai puutteelliset tiedot (16 artikla);
3. poistamaan tiedot, joiden säilyttämiseen ei enää ole perustetta (17 artikla);
4. rajoittamaan käsittelyä, kunnes sitä koskeva erimielisyys on ratkaistu (18 artikla);
5. antamaan toimittamasi tiedot koneluettavassa muodossa tai siirtämään ne toiselle rekisterinpitäjälle (20 artikla);
6. lopettamaan oikeutettuun etuun perustuvan käsittelyn, jos tilanteesi antaa perusteen vastustaa sitä (21 artikla);
7. peruuttamaan analytiikkaa koskevan suostumuksen milloin tahansa ja syytä ilmoittamatta (7 artiklan 3 kohta).

Ota yhteyttä yllä olevaan tietosuojayhteystietoon. Vastaamme kuukauden kuluessa ja ilmoitamme, jos tarvitsemme lisäaikaa. Pyyntö on maksuton, ellei se ole ilmeisen perusteeton tai kohtuuton.

Jos et ole tyytyväinen, voit tehdä kantelun tietosuojavaltuutetun toimistoon (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi) tai asuin- tai työpaikkasi valvontaviranomaiselle.

8 · Automaattinen päätöksenteko

Ei käytetä. Palvelu laskee vaatimustenmukaisuustuloksia syöttämistäsi tiedoista, mutta yhtään henkilöä oikeudellisesti koskevaa päätöstä ei tehdä automaattisesti.

9 · Miten tiedot on suojattu

• Salasanat tallennetaan vain suolattuna tiivisteenä, ei koskaan muodossa josta ne voisi palauttaa.
• Istunnot käyttävät HttpOnly- ja SameSite=Strict-evästeitä; istuntotunnisteesta tallennetaan vain tiiviste.
• Kunkin organisaation tiedot on eroteltu tietokannan avaimessa, joten yksi asiakas ei voi lukea toisen tietoja.
• Palvelua ylläpitävien henkilöiden pääsy on rajattu siihen mitä ylläpito edellyttää, ja se kirjataan lokiin.
• Palvelu tarjoillaan TLS-salattuna ja tiukalla sisältöturvakäytännöllä.

Jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa riskin oikeuksillesi, ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa ja suoraan sinulle, jos riski on korkea.

10 · Muutokset

Jos tämä seloste muuttuu olennaisesti, ilmoitamme siitä palvelussa ennen muutoksen voimaantuloa. Voimaantulopäivä on tämän sivun yläosassa.